Property Management Definition

Property Management DefinitionDas Property Management ist ein Teilgebiet des Immobilienmanagements und gehört innerhalb dessen – zusammen mit dem Real Estate Facility Management – zum operativen Objektmanagement. Es bezieht sich also nicht auf die Investment- oder Portfolioebene, sondern immer auf die konkrete Objektebene. Als Property Management Definition im wissenschaftlichen Sinne kann das Property Management in erster Linie als anlageorientiertes operatives Management von Immobilien im Interesse eines Investors beschrieben werden. Es betrifft im Wesentlichen die Bewirtschaftungsphase. Darüber hinaus aber auch deren Schnittstellen zur Konzeptions- und Beschaffungs- beziehungsweise Verwertungsphase einer Immobilieninvestition. Das Ziel des Property Managements besteht darin, eine vorgegebene Objektstrategie effizient umzusetzen, wobei der Schwerpunkt auf der renditeoptimierenden Bewirtschaftung im Interesse des Investors liegt. Das Aufgaben- und Leistungsspektrum lässt sich gemäß Property Management Definition in die Bereiche Planung, Steuerung sowie Controlling, Reporting und Risikomanagement untergliedern.

Planung im Property Management

Die Planung im Bereich des Property Managements umfasst zunächst einmal die Bestandsaufnahme sowie die Analyse und die Überwachung der vom Property Manager betreuten Immobilien im Hinblick darauf, ob und in welcher Weise die vom Asset Management vorgegebenen Objektziele erreicht werden. So können dem Property Manager beispielsweise Zielvorgaben zum Objektzustand, zu Vermietungs– oder Leerstandsquoten, zur Mieterqualität und -fluktuation, zum Instandhaltungsaufwand oder zur Effizienz der Bewirtschaftung gemacht werden. Desweiteren umfasst die Planung auch das Research und die Verarbeitung von markt- oder objektrelevanten Informationen, um daraus Handlungsempfehlungen auf der Ebene des einzelnen Objekts abzuleiten. Die Quantifizierung von wertsteigernden und Kosten reduzierenden Maßnahmen ist ein wichtiges Element der Planung. Ebenso wichtig sind

  • die Budgetplanung für das einzelne Objekt
  • die Erstellung von operativen Cash-Flow-Prognosen auf Sicht von einem oder mehreren Jahren.

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Steuerung als Aufgabe des Property Managers

Neben der Planung umfasst die Tätigkeit des Property Managers vor allem vielfältige Steuerungs– und Organisationsaufgaben. Bei diesen hat er die vorgegebenen Zielstellungen des Asset Managements auf Objektebene durchzusetzen. Dies beginnt bei Steuerung und Überwachung der eigenen Mitarbeiter und der operativen Dienstleister und reicht über laufende Analysen von Einnahmen und Ausgaben sowie die Identifizierung und Nutzung von Potenzialen zur Effizienzsteigerung bis zur Unterstützung von Vermietungen und Verkäufen inklusive der Vorbereitung der Due Diligence. Auch die Vergabe von Aufträgen über Arbeiten im Rahmen der Wartung Instandhaltung und Modernisierung sowie die Koordination von Miet- und Objektbuchhaltung zählen zum Aufgabenbereich des Property Managements.

Controlling- und Reporting Aufgaben des Property Management

Der Property Manager ist auch für die Einhaltung der für die einzelnen Immobilienobjekte vorgegebenen Budgets verantwortlich. Damit in engem Zusammenhang stehen das Monitoring, die Analyse und die Bewertung von Mietern sowie von Dienstleistern im Hinblick auf eventuelle Abweichungen von den jeweils vertraglich vereinbarten Leistungen beziehungsweise Kosten. Werden Abweichungen festgestellt, so muss der Property Manager geeignete Anpassungsmaßnahmen einleiten. Zudem ist er dafür zuständig, Reportings für das Asset Management zu erstellen, die die Entwicklungen auf Objektebene dokumentieren. Last but not least obliegen dem Property Management auch die Risikoüberwachung und das operative Risikomanagement.

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