In vielen Unternehmen stellen die zugehörigen Liegenschaften, also bebaute und unbebaute Grundstücke sowie eigene Bauten auf fremden Grundstücken, lediglich einen aktiven Bilanzposten dar, der jährlich angepasst wird. Eventuell tauchen die Personalkosten, wie für einen Hausmeister, gesondert in der Kosten- und Leistungsrechnung auf, oftmals werden sie aber auch einfach den allgemeinen Personalkosten zugeschlagen. Im Rahmen von Wirtschaftlichkeitsanalyse stellt sich immer wieder heraus, dass die Grundstücksverwaltung einen hohen Anteil bei den Kosten ausmacht, sodass sich ein professionelles Facility Management schnell rechnet.
Kaufmännisches Facility Management – professionelle Verwaltung von Liegenschaften
Kaufmännisches Facility Management – mehr als nur eine Kostenkontrolle
Unter Facility Management wird ein ganzheitlicher, über den Lebenszyklus von Liegenschaften gezogener strategischer Managementansatz verstanden. Dieser hält die Prozesse, Systeme sowie Inhalte funktionsfähig und passt sie den jeweiligen organisatorischen und marktspezifischen Anforderungen an. Kaufmännisches Facility Management ist dabei die kaufmännische Verwaltung im Gegensatz zum technischen Facility Management, das sich auf die technische Infrastruktur einer Immobilie bezieht. Zum kaufmännischen Bereich gehört neben dem Controlling
- Beschaffungs- und Vergabemanagement
- Vertragsmanagement
- Contracting
- Personalwesen
- allgemeine Verwaltungsaufgaben
Kaufmännische Verwaltung von Liegenschaften
Kaufmännisches Facility Management könnte auch, vorsichtig ausgedrückt, als eine eigenständige Verwaltung innerhalb der Unternehmensverwaltung verstanden werden. Eine wichtige Funktion übernimmt dabei das Controlling, das im Gegensatz zur landläufigen Meinung nichts mit Kontrolle zu tun. Es leitet sich vom englischen to control für “regel, steuern” ab.
Controlling beinhaltet die Datenanalyse sowie die Datenbeschaffung und Aufbereitung für Entscheidungen der Unternehmensführung, manchmal unter Hinzuziehung des Bereichs Steuerung. Im Rahmen des Facility Managements bekommt das Controlling insofern einen besonderen Stellenwert, als dass es langfristige Entscheidungen über die Liegenschaften entscheidend beeinflusst. Hilfsmittel sind die Objektbuchhaltung, die Betriebskostenabrechnung sowie das Benchmarking, wird hier nicht sauber gearbeitet, besteht die Gefahr, dass strategische Entscheidungen völlig am Markt vorbei getroffen werden. Benchmarking ist der Abgleich zwischen Organisation, Kosten und Leistungen anhand von Standards in den Geschäftsprozessen und Dienstleistungen sowohl intern als auch extern.
Die Betriebskosten erfassen alle Aufwendungen, die für die Bewirtschaftung der Liegenschaften anfallen. Dazu zählen neben den Klassikern Strom, Wasser und Reinigung auch die Pflege der Außenanlagen. In der Objektbuchhaltung stehen alle Bestandsdaten sowie die zugehörigen Zahlungsvorgänge.
Weitere elementare Bereiche des Facility Managements sind das Vertragsmanagement sowie das Contracting. Vertragsmanagement fasst die Vertragsvorbereitung sowie die Betreuung und Überwachung zusammen. Contracting könnte man als Facility Management Outsourcing bezeichnen. Contracting bildet die Übertragung von Aufgaben an externe Unternehmen und deren Kontrolle ab. Zu den weiteren Bereichen des Facility Management im kaufmännischen Bereich gehören Erfassung der Bestandsdaten, Management der flächenrelevanten Prozesse inklusive Pflege, Personalwesen sowie Versicherungswesen.