Property Management ist ein Teilgebiet des Immobilienmanagements und gehört innerhalb dessen – zusammen mit dem Real Estate Facility Management – zum operativen Objektmanagement.
Eine Property Management Definition im wissenschaftlichen Sinne lautet: Anlage-orientiertes operatives Management von Immobilien im Interesse eines Investors.
Es betrifft im Wesentlichen die Bewirtschaftungsphase. Weiterhin deren Schnittstellen zur Konzeptions- und Beschaffungs- beziehungsweise Verwertungsphase einer Immobilieninvestition. Das Ziel des Property Managements besteht darin, eine vorgegebene Objektstrategie effizient umzusetzen, wobei der Schwerpunkt auf der Rendite-optimierenden Bewirtschaftung im Interesse des Investors liegt. Das Aufgaben- und Leistungsspektrum lässt sich gemäß Property Management Definition in die Bereiche Planung, Steuerung sowie Controlling, Reporting und Risikomanagement untergliedern.
Das Planen im Bereich des Property Managements umfasst zunächst einmal die Bestandsaufnahme sowie die Analyse und die Überwachung der vom Property Manager betreuten Immobilien im Hinblick darauf, ob und in welcher Weise die vom Asset Management vorgegebenen Objektziele erreicht werden. So können dem Property Manager etwa Zielvorgaben zum Objektzustand, zu Vermietungs- oder Leerstandsquoten, zur Mieterqualität und -fluktuation, zum Instandhaltungsaufwand oder zur Effizienz der Bewirtschaftung gemacht werden. Des Weiteren umfasst die Planung auch das Research und die Verarbeitung von markt- oder Objekt-relevanten Informationen, um daraus Handlungsempfehlungen auf der Ebene des einzelnen Objekts abzuleiten. Die Quantifizierung von wertsteigernden und Kosten reduzierenden Maßnahmen ist ein wichtiges Element der Planung. Ebenso wichtig sind:
Neben der Planung umfasst die Tätigkeit des Property Managers vielfältige Steuerungs– und Organisationsaufgaben. Bei diesen hat er die vorgegebenen Zielstellungen des Asset-Managements auf Objektebene durchzusetzen. Dies beginnt bei Steuerung und Überwachung der eigenen Mitarbeiter und der operativen Dienstleister. Sie reicht über laufende Analysen von Einnahmen und Ausgaben sowie die Identifizierung und Nutzung von Potenzialen zur Effizienzsteigerung bis zur Unterstützung von Vermietungen und Verkäufen inklusive der Vorbereitung der Due Diligence. Auch die Vergabe von Aufträgen über Arbeiten im Rahmen der Wartung, Instandhaltung und Modernisierung sowie die Koordination von Miet- und Objektbuchhaltung zählen zum Aufgabenbereich des Property Managements.
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Property Manager sind für die Einhaltung der für die einzelnen Immobilienobjekte vorgegebenen Budgets verantwortlich. Damit in engem Zusammenhang stehen das Monitoring, die Analyse und die Bewertung von Mietern sowie von Dienstleistern. Diese werden im Hinblick auf eventuelle Abweichungen von den jeweils vertraglich vereinbarten Leistungen beziehungsweise Kosten analysiert. Werden Abweichungen festgestellt, muss der Property Manager geeignete Maßnahmen einleiten. Zudem ist er dafür zuständig, Reportings für das Asset Management zu erstellen, die die Entwicklungen auf Objektebene dokumentieren. Last but not least obliegen dem Property Management auch die Risikoüberwachung und das operative Risikomanagement.
Wer an eine Karriere in der Immobilienwirtschaft denkt, sollte sich klar werden, welcher Fachbereich am besten zu einem passt. Die Verwaltung von Immobilien ist je nach Sektor eine sehr unterschiedliche Tätigkeit.
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