Property Management

Die aus dem Englischen stammende Bezeichnung Property Management ist am treffendsten mit Gebäudemanagement übersetzt. (Wortwörtlich ist es Eigentums-Management.) Alternativ wird darunter auch die Grundstücks-, Haus- oder Immobilienverwaltung verstanden. Für diesen Tätigkeitsbereich gibt es keine verbindliche Aufgabendefinition. Der Property Manager sollte beziehungsweise muss vom Können und Knowhow her ein Allrounder sein, der im Einzelfall diejenigen Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten übernehmen kann, die sich sein Auftrag- oder Arbeitgeber für seine Grundstücke und Immobilien vorstellt.

Das kaufmännische Property Management

Die einzelnen Tätigkeitsbereiche richten sich danach, ob es sich um eine privat genutzte, oder um eine Gewerbeimmobilie handelt. Eine EDV-gestützte und moderne Hausverwaltung beinhaltet das gesamte organisatorische Management im Auftrage und für den Immobilieneigentümer. Dazu zählen die Mieter, beginnend beim Abschluss des Mietvertrages bis hin zur Endabnahme der Mietwohnung nach Beendigung des Mietverhältnisses. Dazwischen liegen die wiederkehrenden Arbeiten wie Forderungsmanagement, Abrechnung von Miet-, Betriebs- und Nebenkosten. Parallel dazu muss auf Eigentümerseite die vermietete Immobilie unterhalten und gepflegt werden. Dazu gehören notwendige Instandsetzungen oder Reparaturen. Und je nach Ausbildung, Berufserfahrung und Leistungsfähigkeit des Property Managers wird er auch mit Bewertungsaufgaben zu den Immobilien beauftragt. Das ist insbesondere bei Gewerbeimmobilien von Bedeutung, wenn es bei neuen Verkehrswertermittlungen um eine Nachbewertung geht.

Das technische Property Management

Der Property Manager ist selbst kein Handwerker oder Techniker. Er muss jedoch Kenntnisse und technisches Verständnis mitbringen, um zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Dienstleister an der passenden Stelle einsetzen zu können. Ihm selbst obliegt die laufende Kontrolle aller technischen Einrichtungen für Heizung, Elektrik, Wasserzufuhr und Wasserentsorgung. Er muss dafür Sorge tragen, dass im Alltag alles reibungslos funktioniert, denn für diese Leistung zahlen die Mieter als Nutzer die monatliche Miete inklusive der Betriebs- und Nebenkosten. Zentrale Klingelanlage, Hausreinigung, Gartenpflege, Müllabfuhr, Straßenreinigung sowie der Winterdienst müssen ebenfalls überwacht und kontrolliert werden. Der Property Manager hat für jeden dieser Bereiche seine vertraglichen Dienstleister. Seine eigene Aufgabe ist das Controlling, dass die ihren vertraglichen Verpflichtungen pünktlich und zuverlässig nachkommen. Bei berechtigten Klagen oder Beanstandungen ist der Property Manager der erste und richtige Ansprechpartner. Er ist zuständig sowie verantwortlich, und er muss, quasi im Regress, seine Auftragnehmer zur Schadensbeseitigung veranlassen.

Property Manager und Hausmeisterservice

Das eine hat mit dem anderen nichts zu tun. Anstelle mehrerer externer Dienstleister kann auch ein eigener Hausmeisterservice für Kleinreparaturen, Reinigungs- oder Gartenarbeiten installiert werden. In der Regel handelt es sich dabei um eine Person, die auf Minijob- oder Stundenbasis arbeitet. Sie nimmt ihre Aufträge vom Property Manager entgegen, wird quasi intern mit verwaltet. Problematisch kann in einzelnen Fällen eine Abgrenzung sein, wenn es sich beispielsweise um Reparaturarbeiten handelt, aus denen sich Haftungs- oder Gewährleistungsansprüche ergeben können.
Bei großen oder größeren Objekten wird in aller Regel eine externe Property Managementfirma beauftragt. Das kann sowohl ein Einzelunternehmen, als auch eine Kapitalgesellschaft sein. Es wird ein Dienstleistungsvertrag mit einem klar umrissenen Leistungskatalog abgeschlossen, der die Arbeits- und Rechtsgrundlage für das geschäftliche Miteinander darstellt.

Property Manager betreuen oft Kunden in verschiedenen Gebieten des Immobilienmarktes

… und sorgen für deren Zufriedenheit. Die Bewirtschaftung der Immobilien soll effizient und professionell durchgeführt werden, sodass die Kernprozesse immer auf den Kunden und seine Bedürfnisse ausgerichtet sein sollten. Servicevereinbarungen, die sich von anderen unterscheiden, sodass sich der Kunde einzigartig und besonders fühlt, zählen hier fast schon zum Alltag. Wer Property Manager sein möchte muss also in erster Linie über einen gewissen Charme verfügen und stets freundlich zu seiner Kundschaft sein. Wenn sich der Kunde nicht wohl und gut betreut fühlt wird er auch keinen Vertrag unterzeichnen. Nach einem beratenden Kundengespräch und einer Abstimmung mit den Wünschen der Kunden muss der Manager Betreiberkonzepte entwerfen und diese planen.

Property Management – umfassende Aufgabenbereiche

Zu den hauptsächlichen Aufgaben zählen neben der umfassenden Kundenbetreuung auch Abschlüsse von Mietvertägen, Planung der Kosten, die auf den Kunden zukommen werden und auch Ausschreibungen und Steuerung von operativen Leistungen des Facility Management. Des Weiteren muss der Property Manager Verträge erstellen, sodass auch rechtliche Grundkenntnisse in diversen Bereichen von Nöten sind. Im Hinblick auf die Bewirtschaftungskosten oder auch auf das Flächenmanagement müssen sich die Manager Optimierungskonzepte überlegen und diese bestmöglich gestalten, sodass die Mieter umfassende beraten sind und sich in keine vermeidbaren Unkosten stürzen müssen. Aber auch mit dem Bereich Störungsmanagement muss sich der Property Manager befassen, sodass er nutzerspezifische und kleinere Baumaßnahmen betreut und überwacht. Schlussendlich hat der Property Manager auch zentrale Aufgaben, die sich beispielsweise mit dem Umzugsmanagement befassen. Jedoch bleibt die Kundenzufriedenheit immer an oberer Stelle stehen. Der Manager muss für die Mieter in jeglichen Situationen erreichbar sein, um ihnen beratend zur Seite zu stehen.

Für eine optimale Rentabilität bekommt man mit Property Management ein Fundament gelegt. Die operativen Dienstleistungen werden in vollem Umfang durchgeführt und außerdem werden leichte und individuelle Lösungen entworfen, um alles optimal zu gestalten. Auch in Shopping Zentren werden Property Manager beschäftigt, sodass hier mit einer durchsetzungsstarken Führung für nachhaltige Erfolge von Shopping Zentren gesorgt wird. Auch um die Vermietung einzelner Räumlichkeiten wird sich umfassend gekümmert.

Fazit

Der Beruf des Property Managers ist sehr vielseitig und interessant. Da man ständig neue Kunden kennenlernt erlebt man auch immer wieder neue Dinge, sodass dieser Beruf nicht so schnell eintönig wird. Sehr wichtig ist, dass man privates von beruflichem trennen kann. Persönliche Probleme dürfen niemals auf die Arbeit oder gar die Kunden übertragen werden. Diese Verhaltensweise könnte nicht nur die betroffenen sondern auch zukünftige Kunden vergraulen.

Property Management

Property Manager

Zur Verwaltung von Immobilien und Grundstücken wird ein ausgewiesener Fachmann benötigt, der Property Manager. In Deutschland heißt er noch oft Objekt-, Immobilien- oder Grundstücksverwalter. In der Praxis gibt es einige deutliche Unterschiede zwischen dem Property und dem Facility Management. Sie ergeben sich unter anderem aus

  • dem jeweiligen Geschäftsmodell
  • aus der Gebäudenutzungsart
  • aus Buchführung und Rechnungslegung

Und, das Property Management ist keine Hausmeistertätigkeit. Es ist vielmehr eine Verwaltung der jeweiligen Immobilie. Sofern es ergänzend dazu eine Hausmeisterei gibt, ist sie dem Management unterstellt, das seinerseits weisungsbefugt ist.

Zur Arbeit des Property Managers gehören Zahlen, Daten und Fakten

Der ausgebildete und berufserfahrene Property Manager ist für das gesamte Objekt zuständig und verantwortlich. Er muss managen, also verwalten und entscheiden gleichermaßen. Entweder wird er als leitender Angestellter vom Objekteigentümer angestellt, oder die Dienstleistung wird von der externen Property Managementfirma anhand eines genau definierten Leistungskataloges gegen Honorar eingekauft. Property Management heißt dafür Sorge zu tragen, dass alles reibungslos und beanstandungslos läuft. Bei einem Mietobjekt gilt das einerseits für die Seite der Mieter, und andererseits für das Gebäude inklusive dem Grundstück. Das Property Management ist geradezu ein Metapher zwischen Mietern und Eigentümer. Sie zahlen ihre Miete inklusive der Betriebs- sowie Nebenkosten und erwarten umgekehrt, dass in dem gemieteten Objekt alles funktioniert. Ist das nicht der Fall, wenden sie sich an den Property Manager. Der sorgt seinerseits für Abhilfe, indem er die infrage kommenden Unternehmen beauftragt. Er selbst wird handwerklich nicht tätig, sondern überträgt und überwacht die Erledigung durch externe Auftragnehmer.

Werterhaltung und Wertsteigerung des Objektes

Zu einem professionellen Property Management gehören auch geeignete Maßnahmen, um den Objektwert zu erhalten und im gegebenen Falle zu steigern. Das gilt insbesondere für Gewerbeobjekte, die zeitlich befristet vermietet sind. Die Erstellung von Wertgutachten respektive die aktive Mitarbeit daran, die Anpassung an den örtlichen Mietspiegel und vergleichbare Notwendigkeiten werden von einem professionellen Property Management erwartet.
Qualität und Erfolg des Property Managements zeigt sich spätestens dann, wenn der Verkehrswert des Objektes neu festgesetzt wird.

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