Facility Management

Facility Management lässt sich in drei Bereiche unterteilen

  • das kaufmännische Facility Management
  • das infrastrukturelle Facility Management
  • das technische Facility Management

Viele Vermieter von Immobilien nutzen die Möglichkeiten des Outsourcings und haben das Facility Management auf hierauf spezialisierte Unternehmen übertragen, was auch zur Kostensenkung beiträgt. So können diese Unternehmen beispielsweise in größerem Umfang mit speziellen Handwerkern zusammenarbeiten und ihnen eine größere Anzahl an Aufträgen, gerade bei der Wartung von technischen Geräten, garantieren. Natürlich übernimmt das FM auch die Ausschreibung neuer Aufträge und die Überwachung der Ausführung.

Auch die regelmäßige Durchführung von Wartungsarbeiten an technischen Geräten wird vom FM in Auftrag gegeben. Das hat weniger Reparaturen zur Folge, was sich in niedrigeren Kosten widerspiegelt.

Facility Management Studium
Wie wäre es mit einem Facility Management Studium?

Vom Facility Management werden Sekundärprozesse wie technische, kaufmännische und infrastrukturelle Aufgaben professionell abgewickelt. Diese Aufgaben fallen in der Regel nicht in das Kerngeschäft eines Unternehmens, sondern spielen nur eine unterstützende Rolle. Sekundärprozesse sind beispielsweise die Wartung von Raumbelüftungen,
die Bühnenbeleuchtung oder die Beschaffung von Reinigungsmaschinen für ein Gebäude.

Durch die Auslagerung der Aufgaben einer Organisation, kann das Marktwachstum für Dienstleistungen im jeweiligen Unternehmensbereich beobachtet werden. Das Gebäudemanagement ist ein Zweig des Facility Managements, das die Hausverwaltung sowie Betreuung von Baueinrichtungen umfasst.

In der Gebäudeverwaltung spielt der taktische und strategische Ansatz eine bedeutende Rolle. Dabei werden Liegenschaften, Gebäude und Abläufe im Betrieb als eine Einheit betrachtet. Die Prozesse werden mit dem Ziel einer dauerhaften Senkung der Betriebs- und Bewirtschaftungskosten koordiniert. Außerdem werden die Flexibilität der Fixkosten, die Verfügbarkeit technischer Anlagen und die langfristige Stabilität des Anlagen- und Gebäudewertes sichergestellt.

Facility Management Definiton

Facility Management ist eine Bezeichnung für die Bewirtschaftung und Verwaltung von Anlagen, Gebäuden und Einrichtungen. Hierunter sind also alle Dienstleistungen zusammengefasst, die bei der Planung, der Errichtung und dem späteren Betrieb der Gebäude anfallen. Angefangen bei der Projektierung des Hauses oder Gebäudekomplexes, über die Kontrolle der Bauarbeiten bis hin zur späteren Betreuung durch einen sogenannten Hausmeisterservice, um nur einige Beispiele zu nennen.

Facility Management Begriff

Welche Vorteile hat das FM für Mieter von Immobilien?

Sie müssen sich nicht selbst mit dem Vermieter auseinandersetzen, wenn beispielsweise Handwerkerdienstleistungen in ihrer Wohnung durchgeführt werden müssen und dieser eine Kostenübernahme verweigert. Unternehmen des FM können kurzfristig einen geeigneten Handwerker beauftragen oder die Reparatur beim Hausmeister vor Ort erledigen lassen. Auch über den Winterdienst müssen sie sich keine Gedanken machen, das übernimmt der Hausmeisterservice. Und wer selbst etwas reparieren lassen muss, setzt sich am besten direkt mit dem zuständigen Hausmeister in Verbindung, der diese Reparatur kostengünstig ausführt.

Weitere Vorteile für Mieter und Vermieter von Wohnungen respektive Gebäuden

Für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist auch nicht mehr der Vermieter selbst, sondern das Gebäudemanagement zuständig. Deren Mitarbeiter sind in der Regel auch auf dem aktuellen gesetzlichen Kenntnisstand, sodass es zu weniger Fehlern in der Nebenkostenabrechnung kommen dürfte. Das ist ein weiterer Vorteil des Outsourcings des Gebäudemanagements an professionelle Unternehmen, denn ein Vermieter hat nicht die Zeit, sich ständig über gesetzliche Neuerungen auf dem Laufenden zu halten.

Facility Management Begriff

Der Begriff „Facility“ kommt vom Englischen und steht zusammenfassend für alle Gebäude, Grundstücke, Maschinen, Anlagen und die Versorgungsinstallationen. Unter dem Management versteht man die Planung und den Bau sowie die Sicherstellung von Prozessen, deren Kontrolle, Vermarktung und Verwaltung. Es handelt sich beim Anlagenmanagement nicht nur um Prozesse und Dienste innerhalb einer Organisation, sondern auch um Anlagevermögen sowie um die Sachmittel, die zur Leistungserstellung benötigt werden.

Definitionen

Unternehmen versuchen stets ihr Potenzial für Verbesserungen und Kostensenkung zu ermitteln und umzusetzen, um dem wachsenden Kostendruck zu entkommen. Dafür soll Facility Management als ein strategischer, lebenszyklus-bezogener und ganzheitlicher Managementansatz betrachtet werden. So können Gebäude und deren Systeme, Inhalte und Prozesse kontinuierlich bereitgestellt, funktionsfähig gehalten und an die wechselnden marktgerechten und organisatorischen Bedürfnisse angepasst werden. Die Wirtschaftlichkeit, der Betrieb, die Vermarktung, die Nutzung und die Werterhaltung der Einrichtungen und aller dafür benötigten Prozesse werden optimiert. Dadurch wird eine ganzheitliche Struktur mit dem Ziel der Ertragssteigerung, der Qualitätsicherung und des Werterhaltes erreicht.

Facility Manager vs. Hausmeister

In kleinen, überschaubaren Wohneinheiten lokaler Baufirmen und -genossenschaften oder auch spezifischen Wohnanlagen für Senioren sowie behinderte Menschen genießt der Hausmeister oder Haustechniker stets eine besondere Vertrauensstellung. Führt er seinen Beruf gut aus, wird er für jeden Mieter und Bewohner zum respektierten und lieb gewonnenen Bekannten, der sich allen nur denkbaren Kleinstmängeln des alltäglichen Lebensbereiches gerne annimmt. Ein Klodeckel wackelt wegen der gelockerten Verschraubung; alternde Energiesparlampen flackern; eine Tapete hat sich gelöst oder eine Schranktür schließt nicht mehr – der Hausmeister ist da und wird es richten.

Die Prüfung kostenoptimierter Wartungsarbeiten beaufsichtigt der Facility Manager

Müssen riesige, womöglich von der energetischen Optimierung her vernachlässigte und seit Jahren im Bereich der Elektroanlagen unsanierte Gebäudekomplexe betreut werden, kann ein Facility-Manager wertvolle Hilfestellungen geben. Dank seines Studiums wird er der Hausverwaltungsgesellschaft konkret sagen können, wo die Schwachpunkte der Immobilie liegen und somit zu erwarten ist, dass ständig oder im Notfall verfügbare Mitarbeiter der Haustechnik präsent sein sollten. Er wird auch die Frage klären, welche Ausbildungsschwerpunkte bei der Einstellung geeigneter Mitarbeiter zu setzen sind. Liegt etwa die Haupttätigkeit auf der Betreuung elektrischer Anlagen oder der Fahrstühle im Haus, ist ohne fachliche Eignung in diesen Sektoren keine Einstellung ungelernter oder adäquat weitergebildeter Bewerber in der Haustechnik mehr erlaubt.

Auch Reinigungstätigkeiten obliegen der Überprüfung des Facility Managers

Früher war es für den allgegenwärtigen Hausmeister obligat, auch die Reinigungsarbeiten rund um das betreute Gebäude zu erledigen. Fenster putzen, Kehrdienste innerhalb und auch auf den Gehsteigen, Winterdienst inclusive Schneeräumung und Streuen von Salz gegen Eisbildung im öffentlichen Verkehrsbereich gehörten traditionell zum Tätigkeitsfeld der Mitarbeiter der Haustechnik – ebenso wie die fundierte Pflege von Grünanlagen.

Externe Dienstleister können von Fall zu Fall kostengünstiger arbeiten

Ein Facility Manager mag bei Großgrundstücken per optimierter Kostenrechnung vielerlei Kosteneinsparungen durch den Einsatz spezifizierter externer Dienstleister gegenüber fest angestelltem Personal in der Haustechnik erzielen können. Wo aber im engen Umfeld kleiner Mietshäuser persönliche Kontakte mit hilfsbereiten Mitmenschen gefragt sind, machen derartige Organisationsformen keinen Sinn. Hier mag es oft geschickter sein, Hausmeistertätigkeiten im Rahmen von geringfügigen Beschäftigungen an Bewerber zu vergeben, die auch für wenig Entlohnung Spaß am Job und dem Kontakt mit den Mietern haben.

Kosten des Facility Management

Facility Management bezeichnet die Verwaltung sowie die Bewirtschaftung von Gebäuden und Einrichtungen, inklusive Reinigung, Pflege der Außenanlagen, Hausmeisterdiensten und weiteren Dienstleistungen. Die Kosten für Facility Management errechnen sich aus den individuell vereinbarten Leistungen. Wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens sich selbst um verschiedene organisatorische und administrative Angelegenheiten kümmern, geht ihre Arbeitszeit dabei verloren. Indem ein externer Dienstleister für das Facility Management engagiert wird, können sich die Angestellten verstärkt auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren, was die Effizienz optimiert.

Planung der Kosten für Facility Management

Bei den Überlegungen hinsichtlich einer Beauftragung eines Facility Management Anbieters gilt es, die Kosten für vorherige externe Arbeiten wie beispielsweise Reinigung oder extra Servicedienste neu zu planen. Wenn die gesamte Verwaltung, Reinigung usw. von einer einzigen externen Firma erledigt wird, führt dies zur Kostensenkung sowie zu einer übersichtlichen Organisation. Gleichzeitig wird die Produktivität im Unternehmen verbessert. Fixpreise beim Facility Management gibt es nicht, da die Kosten von der Region bzw. von den tariflichen Vorgaben sowie von der Größe des Anbieters abhängig sind. Große, überregionale Firmen haben gleichzeitig preisgünstige und qualitativ hochwertige Dienstleistungen im Angebot, was den Wettbewerb verstärkt. Wenn ein Unternehmen nur eine Dienstleistung in Anspruch nehmen möchte, wird auch nur diese bezahlt. Bei größeren Leistungspaketen ist der Verhandlungsspielraum größer, außerdem bieten die Dienstleister hier häufig bessere Konditionen.

Facility Management – wann lohnt sich Outsourcing?

Ein Vergleich lohnt sich ebenso wie die Überlegung, welche Tätigkeiten tatsächlich bei externen Firmen in Auftrag gegeben werden sollen. Mit einer Kosten-Nutzen-Analyse wird ersichtlich, bei welchen Bereichen ein Outsourcing sinnvoll ist. Wenn es beispielsweise beim Servicepersonal innerhalb eines Unternehmens zu einem Engpass kommt, ist es auch hier möglich, auf die Dienste des Facility Management Anbieters zuzugreifen. Abhängig von der Größe des Unternehmens und von weiteren Randbedingungen lässt sich gegebenenfalls auch eine Art Einsatzplan gemeinsam mit dem Dienstleister aufsetzen. Bei erhöhtem Krankenstand oder in der Hauptferiensaison, wenn eine Unterbesetzung droht, können im Notfall Pförtneraufgaben von der externen Firma durchgeführt werden.