Kaufmäennisches Facility Management
Kaufmännisches Facility Management ist ein Teil des ganzheitlichen strategischen Facility Management.

In vielen Unternehmen stellen die zugehörigen Liegenschaften, also bebaute und unbebaute Grundstücke sowie eigene Bauten auf fremden Grundstücken, lediglich einen aktiven Bilanzposten dar, der jährlich angepasst wird. Eventuell tauchen die Personalkosten, wie für einen Hausmeister, gesondert in der Kosten- und Leistungsrechnung auf, oftmals werden sie aber auch einfach den allgemeinen Personalkosten zugeschlagen. Im Rahmen von Wirtschaftlichkeitsanalyse stellt sich immer wieder heraus, dass die Grundstücksverwaltung einen hohen Anteil bei den Kosten ausmacht, sodass sich ein professionelles Facility Management schnell rechnet.

Kaufmännisches Facility Management – mehr als nur eine Kostenkontrolle

Unter Facility Management wird ein ganzheitlicher, über den Lebenszyklus von Liegenschaften gezogener strategischer Managementansatz verstanden. Dieser hält die Prozesse, Systeme sowie Inhalte funktionsfähig und passt sie den jeweiligen organisatorischen und marktspezifischen Anforderungen an. Kaufmännisches Facility Management ist dabei die kaufmännische Verwaltung im Gegensatz zum technischen Facility Management, das sich auf die technische Infrastruktur einer Immobilie bezieht. Zum kaufmännischen Bereich gehört neben dem Controlling

  • Beschaffungs- und Vergabemanagement
  • Vertragsmanagement
  • Contracting
  • Personalwesen
  • allgemeine Verwaltungsaufgaben

Kaufmännische Verwaltung von Liegenschaften

Kaufmännisches Facility Management könnte auch, vorsichtig ausgedrückt, als eine eigenständige Verwaltung innerhalb der Unternehmensverwaltung verstanden werden. Eine wichtige Funktion übernimmt dabei das Controlling, das im Gegensatz zur landläufigen Meinung nichts mit Kontrolle zu tun. Es leitet sich vom englischen to control für “regel, steuern” ab.

Controlling beinhaltet die Datenanalyse sowie die Datenbeschaffung und Aufbereitung für Entscheidungen der Unternehmensführung, manchmal unter Hinzuziehung des Bereichs Steuerung. Im Rahmen des Facility Managements bekommt das Controlling insofern einen besonderen Stellenwert, als dass es langfristige Entscheidungen über die Liegenschaften entscheidend beeinflusst. Hilfsmittel sind die Objektbuchhaltung, die Betriebskostenabrechnung sowie das Benchmarking, wird hier nicht sauber gearbeitet, besteht die Gefahr, dass strategische Entscheidungen völlig am Markt vorbei getroffen werden. Benchmarking ist der Abgleich zwischen Organisation, Kosten und Leistungen anhand von Standards in den Geschäftsprozessen und Dienstleistungen sowohl intern als auch extern.

Die Betriebskosten erfassen alle Aufwendungen, die für die Bewirtschaftung der Liegenschaften anfallen. Dazu zählen neben den Klassikern Strom, Wasser und Reinigung auch die Pflege der Außenanlagen. In der Objektbuchhaltung stehen alle Bestandsdaten sowie die zugehörigen Zahlungsvorgänge.

Verwaltung Von Liegenschaften
Die Verwaltung von Liegenschaften beschreibt alle Maßnahmen zum Werterhalt der ihr anvertrauten Immobilien.

Weitere elementare Bereiche des Facility Managements sind das Vertragsmanagement sowie das Contracting. Vertragsmanagement fasst die Vertragsvorbereitung sowie die Betreuung und Überwachung zusammen. Contracting könnte man als Facility Management Outsourcing bezeichnen. Contracting bildet die Übertragung von Aufgaben an externe Unternehmen und deren Kontrolle ab. Zu den weiteren Bereichen des Facility Management im kaufmännischen Bereich gehören Erfassung der Bestandsdaten, Management der flächenrelevanten Prozesse inklusive Pflege, Personalwesen sowie Versicherungswesen.

Zu einem umfassenden Facility Management gehört auch die Organisation und Durchführung des Räum- und Streudienstes. Wer einen Winterdienst beauftragt sollte einen schriftlichen Vertrag abschließen, in dem folgende Dinge geregelt sind:

In welchen Monaten wird der Winterdienst geleistet?

Üblich sind die Monate November bis Februar oder März.

Welche Flächen müssen geräumt werden?

Denken Sie neben den Gehwegen auch an Fußwege, zum Beispiel zu den Mülltonnen, an private Parkflächen und die Garagenzufahrten.

Welches Streugut darf verwendet werden?

Nicht in allen Gemeinden ist der Einsatz von Streusalz erlaubt. Bei extremem Schneefall kann der Einsatz von Streugut untersagt werden.

Bis wann müssen die vereinbarten Flächen geräumt sein?

Erkundigen Sie sich bei Ihrer Gemeinde. In vielen Gemeinden müssen die Gehwege bis spätestens 7 Uhr geräumt sein. Sie sollten aber auch vereinbaren, dass nicht zu früh mit dem Winterdienst begonnen wird. Wenn der Räumdienst um 3 Uhr nachts mit der Schneefräse über den Gehsteig tuckert, ist das nicht nur Ruhestörung, sondern auch sinnlos, da bis 7 Uhr der Gehweg bereits wieder zugeschneit sein kann.

winterdienst facility management
Der frühe Morgen ist eine gute Zeit für den Winterdienst.

Was kostet der Räum- und Streudienst und was ist im Winterdienst enthalten?

Die Verträge können sehr unterschiedlich ausgestaltet sein – von Festpreisen, bis hin zu reinen Stundenlöhnen für die tatsächlich geleisteten Einsatzstunden. Oft wird auch eine Kombination aus Bereitschaftspreis und Einsatzpreis vereinbart. Achten Sie unbedingt darauf, ob Streumaterial und Maschineneinsatz im Preis enthalten sind, oder ob dafür gesondert zu zahlen ist.

Bei der Auswahl eines Winterdienstes sind besonders Flexibilität und Zuverlässigkeit gefragt. Der Student oder Rentner von nebenan kann eine gute Wahl sein, besonders für kleinere Objekte. Bei größeren Objekten übernimmt oft der Hausmeister die Tätigkeit. Es ist generell klug, eine eine professionelle Firma beauftragen, die bereits länger im Geschäft ist. Diese können auch Krankheitsvertretungen organisieren, kommen auch mit starken Schneefällen gut zurecht und bieten noch andere Dienstleistungen des Facility Management mit an.

Beispiele sind:

  • Garten- und Grünanlagenpflege
  • Hausmeisterdienste
  • Kleinreparaturen